Podnikateľské subjekty často vysielajú svojich zamestnancov na pracovné cesty, a to aj do zahraničia. Zamestnávateľom aj zamestnancom pritom vznikajú výdavky najmä na dopravu, stravovanie, ubytovanie a iné výdavky spojené s pracovnou cestou. Pre vysielanie zamestnancov na pracovné cesty, ich uhrádzanie a zúčtovanie platia zákonné pravidlá. Základnou právnou normou pre poskytovanie cestovných náhrad je zákon č. 283/2002 Z. z.
Kto má nárok na cestovné náhrady?
Nárok na cestovné náhrady vzniká rôznym skupinám osôb, nielen zamestnancom v pracovnom pomere.
Osoby v pracovnoprávnom vzťahu
- Zamestnanci v pracovnom pomere: Štandardný prípad, ak osobitný zákon neustanovuje inak.
- Štátni zamestnanci: Rovnako ako zamestnanci v pracovnom pomere, s výnimkou osobitných ustanovení.
- Členovia družstiev: Len ak je v stanovách družstva uvedené, že pracovný vzťah je podmienkou členstva.
- Dočasne pridelení zamestnanci: Zamestnanci dočasne pridelení na výkon práce k inej právnickej osobe alebo fyzickej osobe na základe písomnej dohody (§ 58 Zákonníka práce).
Osoby na základe dohôd
- Fyzické osoby na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru: Len ak je náhrada cestovného dohodnutá v dohode (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov).
Osoby definované osobitnými predpismi
- Zahraniční zamestnanci: Na základe dohody o vzájomnej výmene zamestnancov (§ 17 zákona o cestovných náhradách).
- Rodinní príslušníci zamestnancov v zahraničí: Podľa IV. časti zákona o cestovných náhradách.
- Verejní funkcionári: Starostovia, poslanci, predsedovia vyšších územných celkov, atď.
- Ostatní: Audítori, daňoví poradcovia a iné osoby definované osobitnými predpismi.
Osoby v iných vzťahoch s nárokom na náhradu cestovného (podmienené dohodou)
- Členovia orgánov právnických osôb: Bez pracovnoprávneho vzťahu (členovia predstavenstva, dozornej rady, atď.).
- Osoby plniace úlohy pre právnické alebo fyzické osoby: Bez pracovnoprávneho alebo iného právneho vzťahu, ale s dohodnutou náhradou cestovného (napr. dobrovoľníci v občianskych združeniach).
Spoločníci spoločnosti s ručením obmedzeným, ktorí nemajú uzatvorený pracovnoprávny vzťah a ich príjmy sú považované za príjmy zo závislej činnosti, majú nárok na cestovné náhrady. Študenti vykonávajúci práce na základe dohody o brigádnickej práci študentov majú nárok na cestovné náhrady, ak sa na tom písomne dohodnú so zamestnávateľom.
Dôležité upozornenie: Spoločník, ktorý nemá so spoločnosťou uzatvorený pracovnoprávny vzťah a ani nepoberá od spoločnosti žiadne príjmy, nemá nárok na náhradu cestovných výdavkov, aj keď sa zúčastnil zahraničnej pracovnej cesty.
Čo je pracovná cesta?
Pracovná cesta je časový úsek od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Miesto pravidelného pracoviska by malo byť definované dostatočne určito v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru. Ak nie je dohodnuté inak, pravidelným pracoviskom je miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve. V prípade zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, je možné dohodnúť odchylné podmienky.
Zamestnávateľ môže vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca len so súhlasom zamestnanca. Súhlas nie je potrebný, ak výkon práce vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce, alebo ak sa zamestnanec v pracovnej zmluve dohodol na vykonávaní pracovných ciest.
Trvanie pracovnej cesty nie je Zákonníkom práce obmedzené a trvá nevyhnutne potrebné obdobie. Výkon práce na pracovnej ceste nesmie presahovať druh práce dohodnutý v pracovnej zmluve.
Druhy cestovných náhrad
Cestovné náhrady zahŕňajú kompenzáciu rôznych výdavkov, ktoré zamestnancovi vzniknú v súvislosti s pracovnou cestou.
1. Náhrada cestovných výdavkov
Ide o preukázané výdavky zamestnanca na dopravu, ako sú cestovné lístky, letenky, cestovné za použitie taxíka alebo miestnej verejnej dopravy. Zamestnanec preukazuje tieto výdavky príslušnými dokladmi, ktoré musia byť v súlade s dátumom, časom a miestom pracovnej cesty. V prípade straty alebo krádeže dokladov môže zamestnávateľ uznať výdavky aj bez ich preukázania, v ním uznanej výške.
2. Náhrada za použitie vlastného motorového vozidla
Ak zamestnanec použije na pracovnej ceste vlastné vozidlo, má nárok na náhradu za spotrebované pohonné látky a základnú náhradu za každý kilometer jazdy. Výška základnej náhrady sa líši podľa typu vozidla.
Základná náhrada za každý kilometer jazdy (od 1. marca 2025):
- Jednostopové vozidlá a trojkolky: 0,090 €/km
- Osobné motorové vozidlá: 0,313 €/km
Náhrada za spotrebované pohonné látky sa vypočíta na základe jednotkovej ceny pohonnej látky a spotreby vozidla. Zamestnanec preukazuje cenu pohonnej látky dokladom o jej kúpe.
3. Náhrada výdavkov na ubytovanie
Zamestnávateľ je povinný uhradiť zamestnancovi preukázané výdavky za ubytovanie počas pracovnej cesty. Zamestnanec preukazuje tieto výdavky hotelovým účtom alebo účtom z iného oficiálneho ubytovacieho zariadenia. Zákon nestanovuje limity na výdavky za ubytovanie, ani zamestnávateľ.
Dôležité: Ubytovanie u známych alebo rodiny, bez oficiálneho dokladu z ubytovacieho zariadenia, neoprávňuje zamestnanca na náhradu výdavkov za ubytovanie.
4. Náhrada potrebných vedľajších výdavkov
Ide o preukázané ostatné výdavky, ktoré vznikli zamestnancovi v súvislosti s plnením úloh na pracovnej ceste alebo s podmienkami pracovnej cesty. Medzi takéto výdavky môžu patriť napríklad poplatky za telefón, internet, parkovanie, diaľničné známky, poplatky za garáž či použitie tunelov a trajektov. Za potrebné vedľajšie výdavky sa nepovažujú napríklad výdavky na občerstvenie, darčeky, fitnes alebo pokuty.
5. Náhrada výdavkov za poistenie liečebných nákladov v zahraničí
Pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu má zamestnanec nárok na náhradu výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov, ak si ho sám uzatvoril a zaplatil. Táto náhrada sa týka len poistenia liečebných nákladov, nie celkového cestovného poistenia.
6. Náhrada za cesty na návštevu rodiny
Zamestnanec vyslaný na dlhodobú pracovnú cestu (trvajúcu viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní) má za splnenia určitých podmienok nárok na náhradu preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny. Táto možnosť je obmedzená len na územie Slovenskej republiky, ak nie je dohodnuté inak.
Stravné pri zahraničných pracovných cestách (diéty)
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste sa poskytuje za každý kalendárny deň trvania pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky. Výška stravného závisí od času trvania pracovnej cesty v danom dni a je stanovená v eurách alebo v cudzej mene podľa všeobecne záväzného právneho predpisu vydaného Ministerstvom financií SR.
Pri každej zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na stravné bez ohľadu na dĺžku jej trvania. Ak zahraničná pracovná cesta trvá v kalendárnom dni viac ako 12 hodín, zamestnancovi patrí stravné v sume základnej sadzby ustanovenej pre danú krajinu. Ak cesta trvá kratšie, stravné sa primerane znižuje.
Príklad: Zamestnanec bol na trojdňovej zahraničnej pracovnej ceste v Českej republike. Základná sadzba stravného pre ČR je 600 CZK. Ak prvý deň prekročil hranicu o 15:00 hod., patrí mu 50 % zo základnej sadzby (300 CZK). Druhý deň, strávený celý v ČR, mu prináleží plná sadzba (600 CZK). Tretí deň, po prekročení hranice o 5:30 hod., mu patrí 25 % zo základnej sadzby (150 CZK).
Cestovný príkaz a jeho náležitosti
Vyslanie zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu a určenie jej podmienok sa v praxi realizuje vystavením cestovného príkazu. Hoci neexistuje záväzný formulár cestovného príkazu, mal by obsahovať:
- Miesto nástupu na pracovnú cestu (môže byť miesto pravidelného pracoviska, bydlisko zamestnanca alebo iné miesto).
- Predpokladaný čas trvania pracovnej cesty (stanovený dňom a hodinou nástupu a predpokladaným dňom a hodinou skončenia).
- Určenie podmienok pracovnej cesty, ktoré je zamestnávateľ povinný určiť pri každej pracovnej ceste.
- Pre viacerých zamestnancov je možné použiť hromadný cestovný príkaz.
Zamestnanec je viazaný na určené podmienky a nemôže ich svojvoľne meniť. V prípade nepredvídaných okolností musí zamestnávateľ zmeny dodatočne schváliť.
Prerušenie pracovnej cesty
Zamestnávateľ sa so zamestnancom môžu dohodnúť aj na prerušení pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca. V takom prípade má zamestnanec nárok na preukázané cestovné výdavky v takom rozsahu a výške, ako keby k prerušeniu nedošlo.
Príklad: Zamestnanec bol vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do Prahy. Po skončení výkonu práce požiadal o prerušenie cesty z dôvodu návštevy rodiny. Zamestnávateľ súhlasil a dohodli sa na prerušení od piatka do nedele. Zamestnanec má nárok na preukázané cestovné výdavky súvisiace s cestou do Prahy, výkonom práce a cestou späť.
Prerušenie pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny
Zamestnávateľ a zamestnanec sa môžu písomne dohodnúť aj na návšteve rodiny zamestnanca v mieste pobytu rodiny alebo v inom dohodnutom mieste na území Slovenskej republiky. Zamestnanec má nárok na náhradu cestovných výdavkov za tieto cesty, ak pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní.
Dôležité: Zamestnanec nemá nárok na náhradu výdavkov za cestu na návštevu rodiny v zahraničí, pokiaľ zákon o cestovných náhradách neustanovuje inak.
Vyúčtovanie pracovnej cesty
Po skončení pracovnej cesty je zamestnanec povinný najneskôr do 10 pracovných dní predložiť zamestnávateľovi všetky potrebné doklady na vyúčtovanie cestovných náhrad. Zamestnávateľ má následne 10 pracovných dní na vyúčtovanie a vyplatenie cestovných náhrad zamestnancovi.
Stravné pri tuzemských pracovných cestách
Výška stravného pri tuzemskej pracovnej ceste závisí od dĺžky trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni a je rozdelená do troch časových pásiem:
- 5 až 12 hodín: 9,30 €
- nad 12 hodín až 18 hodín: 13,80 €
- nad 18 hodín: 20,60 €
(Platné od 1. decembra 2025)
Nárok na stravné má zamestnanec len vtedy, ak jeho pracovná cesta trvala aspoň 5 hodín. Ak zamestnávateľ zabezpečí bezplatné stravovanie, stravné sa primerane kráti.